Wie 3 Weltklasse-Teams die Produktion kreativer Inhalte in großem Maßstab optimieren
Von Plakatwerbung bis hin zu Social-Media-Posts – hochwertige Kreativmaterialien sind unerlässlich, um Ihre Marke hervorzuheben. Doch je größer Ihr Unternehmen ist, desto schwieriger ist es, alle Aspekte der Kreativproduktion zu koordinieren.
Das heißt aber nicht, dass es nicht möglich ist. Diese drei Unternehmen – Discovery Inc., Benefit Cosmetics und Dr. Martens – wissen, wie man kreative Inhalte in großem Maßstab produziert. Hier erfahren Sie, wie sie Asana nutzen, um ihre kreativen Workflows zum Laufen zu bringen.
1. Wie Discovery Digital Studios monatlich Tausende Videos erstellt
Discovery Inc. ist der Medienriese hinter bekannten Unterhaltungsnetzwerken wie TLC, Animal Planet und Food Network. Das Team der Digital Studios erstellt jeden Monat Tausende von Videos für Social-Media-Plattformen und Verbraucher-Apps – angesichts des Koordinationsaufwands, der in jedes Video fließt, ist das keine leichte Aufgabe. Um das alles zu bewältigen, organisieren sie die Erstellung kreativer Inhalte von Anfang bis Ende in Asana.
Standardisierung der Inhaltsproduktion
Das Digital-Studios-Team erstellt oft bis zu sechs Versionen jedes Videos, wobei jede davon perfekt für die Website, Facebook, Instagram, YouTube und andere Plattformen des Unternehmens zugeschnitten ist. Bei so vielen Arbeitsergebnissen, die verwaltet werden müssen, ist ein klar definierter Kreativprozess von entscheidender Bedeutung. Und so sorgen sie dafür, dass alles reibungslos funktioniert:
Eine zentrale Anlaufstelle für jeden Arbeitsablauf: Das Team erstellt für jedes Videoformat ein Asana-Projekt, wodurch es alle Arbeitsergebnisse der Content-Produktion und alle Beteiligten an einem Ort organisieren kann.
Vorlagen für Produktions-Workflows: Mit standardisierten Projektvorlagen – beispielsweise einer Vorlage für den Drehplan für Film- oder Videoteams – können die Teams sofort mit der Arbeit beginnen, da ihnen eine vorgefertigte Liste mit den zu erbringenden Leistungen zur Verfügung steht, sodass keine Aufgaben übersehen werden.
Automatische Übergaben: Durch Automatisierungen werden Aufgaben sofort zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen weitergegeben, sodass alle Beteiligten wissen, wann sie mit der Arbeit beginnen können.
Den Fortschritt und Status der Arbeit klar
Bei der Erstellung von Inhalten in so großem Umfang kann es schwierig sein, den vollständigen Überblick darüber zu behalten, was ansteht, was gerade in Bearbeitung ist und was bereits abgeschlossen ist. Mit Asana kann Discovery all das in einer übergreifenden Ansicht einsehen und außerdem Berichte erstellen und nach bestimmten Videos suchen. So sieht das aus:
Ein Gesamtüberblick: Das Content-Team nutzt Portfolios, um zusammenhängende Videoprojekte zu verfolgen – beispielsweise eine Reihe von Kochkurs-Videos für die Food Network Kitchen App. Auf diese Weise können sie den Arbeitsstatus, die Veröffentlichungsdaten und vieles mehr in einer einzigen, umfassenden Ansicht verfolgen.
Ein zentraler Ort zur Dokumentation der Arbeit: Durch die Organisation der Videoproduktion an einem Ort verfügt das Team über eine Aufzeichnung aller von ihm produzierten Inhalte. Zum Beispiel kann das Team Asana nach allen Videos mit einem bestimmten Tag, z. B. „Sommer“, durchsuchen, um sich Beispiele anzusehen, die als Vorlage für zukünftige Arbeiten dienen können.
Zentralisierte Kommunikation: Es gibt nichts Schlimmeres, als unzusammenhängende Gespräche über verschiedene Apps hinweg nachverfolgen zu müssen. Das Team von Discovery vermeidet dies, indem es Asana mit Tools wie Outlook und Slack integriert, die E-Mail-Aktionspunkte und Slack-Gespräche direkt in Asana-Aufgaben umwandeln.
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2. So verwaltet Benefit Cosmetics 75 Kreativprojekte gleichzeitig
Das US-amerikanische Kreativteam von Benefit Cosmetics besteht aus Designern, Textern sowie Video- und Fotografie-Spezialisten, die alle gleichzeitig an bis zu 75 Projekten arbeiten. Es gibt eine Menge zu koordinieren, darunter Produktstarts, E-Mails, bezahlte Medien und Influencer-Marketing. Das Team nutzt Asana, um seinen Prozess für eingehende Anfragen, das Arbeitspensum und die Kampagnenzeitpläne effizient in einem einzigen Tool zu verwalten.
Optimierung von Kreativanfragen
Das Kreativteam von Benefit Cosmetics bearbeitet jeden Monat 50–60 Arbeitsanfragen. Bei diesem Umfang mussten sie ihren Prozess für Kreativanfragen in ein problemloses Verfahren verwandeln, mit einem klaren, vordefinierten Workflow für jede Aufgabe. So sieht das aus:
Standardisierte Anfrageformulare: Jede Anfrage wird über ein standardisiertes Asana-Formular eingereicht. So erhält das Kreativteam von Anfang an alle Informationen, die es benötigt, wodurch das Hin- und Herschreiben von Nachrichten eliminiert wird und das Team fast sechs Arbeitswochen pro Jahr einspart.
Umsetzbare nächste Schritte: Eine Asana-Aufgabe dokumentiert jede neue Anfrage, wobei alle Anfragen in einem einzigen Projekt namens „Eingehende Kreativanfragen“ organisiert werden. Sobald Anfragen genehmigt sind, kann das Team sofort Arbeitsergebnisse zuweisen und Aufgaben an die richtigen Personen weiterleiten – und das alles über dieselbe ursprüngliche Aufgabe, sodass kein Kontext verloren geht.
Verwaltung von Ressourcen und Zeitplänen
Bei so vielen Anfragen muss Benefit Cosmetics die begrenzte Arbeitszeit seines Teams optimal nutzen. Das bedeutet, dass das Ressourcenmanagement und eine sorgfältige Zeitleistenplanung entscheidend sind, um die Kampagnenziele zu erreichen und die Arbeit planmäßig verlaufen zu lassen. So bleibt das Team auf Kurs:
Einblick in die Team-Workloads: Das Team verwendet die Workload-Funktion von Asana, um automatisch die Team-Kapazität zu berechnen und sie auf einer wöchentlichen Zeitachse zu visualisieren. So lässt sich leicht erkennen, wann das Team neue Ressourcen wie freiberufliche Designer oder Texter einstellen muss.
Zeitplanung für alle Kampagnen: Das Team visualisiert die Zeitpläne für mehrere Kampagnen in einer Kalenderansicht, sodass es Lücken erkennen und Überschneidungen proaktiv planen kann. Bei Bedarf können sie die Ansicht auch filtern, um sich die Zeitleiste einer einzelnen Kampagne anzeigen zu lassen.
3. Wie Dr. Martens globale Design-Teams vernetzt
Das Creative Services-Team von Dr. Martens kümmert sich um alles, von Schaufensterdekorationen und Außenwerbung bis hin zu Social-Media-Posts und digitalem Marketing – für das gesamte globale Einzelhandelsunternehmen. Sie verwenden Asana, damit jedes regionale Team miteinander vernetzt bleibt und planmäßig vorankommt, indem sie Designvorhaben und -anfragen an einem zentralen Ort organisieren, wo nichts verloren gehen kann.
Einheitliche Designs gewährleisten
Das Creative Services-Team hat eine wichtige Aufgabe: Es kommuniziert die Trends der Saison und gibt die Richtung vor. Es stellt Materialien, Grafiken und Richtlinien zur Verfügung, um kreativen Teams zu helfen, die Botschaft der Marke in ihrer Region zu verbreiten. Mit Asana verläuft dieser Prozess reibungslos, dank:
Eine übergreifende Informationsquelle für alle Regionen: Die Designer im Vereinigten Königreich und im restlichen Europa nutzen Asana, um ihre Arbeit zu verwalten und über kreative Inhalte zu kommunizieren. Das bedeutet, dass jemand in Europa das globale Team bitten kann, mal schnell zu überprüfen, ob die kreativen Materialien für Frankreich den Ansprüchen entsprechen – und alle haben Zugang zu vorherigen Kreativ-Briefings.
Verantwortlichkeit und Transparenz bei Projekten: Das Team nutzt Projekte, um wichtige Vorhaben und Brand-Stories zu organisieren. Auf diese Weise erhalten die Beteiligten einen ganzheitlichen Überblick über jedes Projekt und dessen Fortschritt. Jeder kann sofort sehen, wer woran arbeitet; man muss anderen nicht mehr hinterherlaufen, um Status-Updates zu erhalten.
Vereinfachung von Planung und Priorisierung
Das Creative-Services-Team bearbeitet Kreativanfragen anderer Abteilungen und arbeitet mit externen Agenturen zusammen. Bei einer so hohen Arbeitsbelastung müssen sie in der Lage sein, vorherzusagen, wann die Arbeit besonders viel wird, und sicherstellen, dass die Designer immer die Aufgaben mit der größten Wirkung priorisieren. So unterstützt Asana das Team dabei, dies zu erreichen:
Berichte und Trendermittlung: Da alle Kreativanfragen das ganze Jahr über in Asana abgewickelt werden, kann das Creative Services-Team Berichts-Dashboards nutzen, um herauszufinden, welche die arbeitsintensivsten Monate sind, und die nötigen Ressourcen im Voraus einzuplanen.
Schnellere Priorisierung: In Asana können Beteiligte oder Führungskräfte ganz einfach sehen, an welchen kreativen Inhalten die Designer arbeiten, und wichtige Projekte ganz oben auf die Liste setzen. Anschließend können einzelne Designer mit der „Meine Aufgaben“-Ansicht von Asana ihre tägliche Arbeit priorisieren und planen.
So verbessert Asana mit Work Management die Kreativproduktion
Erfahren Sie, wie die Head of Creative Operations von Asana die Workflows in ihrem Team optimiert, um schneller qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
Kreative Prozesse beschleunigen
Sie müssen nicht jedes Mal bei Null anfangen. Lernen Sie bewährte Prozesse kennen, die Ihrem Kreativteam helfen können, Workflows von Anfang bis Ende zu optimieren und zu automatisieren. Mit den richtigen Tools können Sie Kunden auf der ganzen Welt mit hochwertigen kreativen Inhalten begeistern – ganz gleich, wie komplex Ihre Prozesse sind.
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